Aumentar a produtividade resulta na melhoria dos resultados alcançados por uma empresa. E uma ótima forma de conseguir atingir esse objetivo em um escritório de despachante é com a automação dos processos. Por isso, veja 6 processos que devem ser automatizados em um Despachante.

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Automatizar processos significa substituir a necessidade de um trabalho manual por uma atividade automática. Através da integração de sistemas, é possível portanto obter mais eficiência, menos custos e melhor aproveitamento do tempo.

Se você quer saber como ter esses ganhos no seu escritório de despachante, confira o post de hoje.

6 processos que devem ser automatizados em um Despachante

1. Organização de tarefas

Um escritório de despachante executa uma série de atividades predominantemente burocráticas. Isso quer dizer que, ao organizá-las da melhor forma e coordenando o trabalho de toda a equipe, é possível obter um desempenho melhor.

Ou seja, o processo de organização de tarefas é o primeiro que deve ser automatizado pelo seu escritório de despachante. Imagine só os ganhos no rendimento se nenhum funcionário ficar sobrecarregado ou ocioso, executando as atividades em uma ordem preestabelecida?

2. Digitalização de documentos

Um sistema de digitalização de documentos é um grande diferencial na produtividade do seu escritório. Com ele, você pode manter os documentos de seus clientes salvos dentro dos seus cadastros no sistema.

Dessa forma, quando um cliente solicitar algum serviço por telefone, ele não vai precisar ir até o despachante entregar os documentos para a cópia. Com essa automatização, todo o atendimento ao cliente é agilizado, sobrando tempo para a execução de outras tarefas.

3. Gestão financeira

A saúde financeira deve ser uma prioridade em qualquer empresa, afinal, um negócio sem dinheiro não consegue sobreviver no mercado. Para isso, uma boa gestão financeira é essencial no seu escritório de despachante.

Conseguir controlar os saldos em caixa, contas a pagar e a receber nem sempre é uma tarefa fácil. Portanto, com um sistema automatizado, é possível realizar um controle organizado de todas essas operações, além do lançamento de títulos, acompanhamento de ordens de serviços e monitoramento dos pagamentos de clientes.

4. Controles de processos

Controlar os processos dos clientes é uma das tarefas fundamentais de um escritório de despachante, certo? Portanto, otimizar a sua execução tem tudo para trazer muitos ganhos para a sua empresa.

Com a automatização desses controles, você terá sempre em mãos as informações a respeito de onde está o processo do seu cliente, obtendo um grande ganho de agilidade do atendimento.

5. Contato com clientes

Outra atividade essencial na rotina de um escritório de despachante é o contato com os clientes para informá-los a respeito do andamento de processos e de seus documentos. Até algum tempo atrás, a única forma de fazer isso era com ligações telefônicas, que portanto tomava um grande tempo.

Porém, com a automatização, é possível se comunicar com os clientes sem muitos esforços. Você pode programar mensagens de SMS para lembrá-los do vencimento de documentos e informá-los do recebimento de outros, por exemplo.

6. Armazenamento de informações

O armazenamento de informações de um escritório costumava ser realizado de forma manual, precisando de um funcionário para organizar documentos e arquivá-los de forma correta. Além de ser um processo que consumia tempo, ainda retardava o acesso a essas informações – pois era preciso encontrar os documentos em meio a diversas caixas e gavetas cheias.

Com o uso da tecnologia, você pode armazenar os dados do seu escritório de despachante na nuvem, sem perder tempo. Esse e um processo seguro e eficaz, capaz de proteger as suas informações, além de permitir o fácil acesso sempre que você precisar delas.

Como você avalia a automação de processos no seu escritório de despachante? Veja como atender clientes por WhatsApp no seu despachante!

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