Aprenda como ganhar tempo na gestão financeira do seu despachante

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Ordem de serviço: os desafios para otimizar e agilizar processos
5 de novembro de 2018
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como ganhar tempo

Com a ajuda da tecnologia é possível multiplicar os ganhos financeiros trabalhando a metade do tempo para isso. Saiba o que você precisa fazer para tornar isso possível.

Fazer mais com menos é uma meta de boa parte dos empreendedores. Mas, para tornar isso possível é preciso aprender como ganhar tempo e ainda, crescer em qualidade na execução das rotinas internas.

Vamos começar conhecendo algumas práticas para tornar o seu despachante mais produtivo? Neste artigo, vamos compartilhar algumas dicas com você!

Como ganhar tempo e aumentar a produtividade financeira do despachante

Conseguir diminuir o tempo empregado nas tarefas e melhorar a qualidade nos resultados faz uma enorme diferença no caixa de qualquer empresa.

Para o despachante principalmente, pois a agilidade no atendimento é um poderoso diferencial competitivo no segmento.

No entanto, para aumentar a produtividade é preciso tomar algumas medidas.

Para começar, conheça alguns procedimentos que não podem faltar no setor financeiro do seu escritório. Siga adiante para aprender como ganhar tempo nessas rotinas.

Faça um bom planejamento financeiro

Fazer a projeção das receitas e das despesas, com o objetivo de avaliar a situação econômica do despachante é o segredo dos escritórios bem sucedidos. E isso só é possível com um planejamento financeiro.

Com ele você consegue verificar o montante que tem disponível no caixa da empresa. Assim, tem mais segurança para decidir sobre um possível investimento.

Do contrário, você trabalha no escuro. Um exemplo prático da falta de planejamento é quando o despachante decide comprar novos computadores, sem consultar como anda o recebimento das contas do escritório. Se não tiver orçamento para fazer essa compra, certamente enfrentará problemas no futuro.

Estabeleça processos e organize a rotina

Quando você não tem processos bem definidos no escritório, qualquer coisa que fuja da rotina pode significar um problema. E ainda, pode gerar uma reação em cadeia prejudicando a empresa como um todo.

No seu despachante, por exemplo, quando um cliente sinaliza a intenção de renovar o documento do veículo, uma sequência de tarefas deve ser realizada internamente. Se nesse momento o atendente cometer um erro e fizer um cálculo errado, por exemplo, esse problema vai gerar retrabalho, demora no atendimento e, consequentemente, a insatisfação do cliente.

Dessa forma, é muito importante ter processos claros e organizar a rotina. Mas também, automatizar as tarefas manuais para evitar erros e acelerar os processos.

Gerencie com rigor os seus números

Essa dica pode parecer óbvia, mas, por incrível que pareça manter o controle financeiro nem sempre está no topo das prioridades de um despachante. No entanto, ao perder seus números de vista a saúde financeira do escritório pode ficar comprometida.

O ideal neste caso é contar com um sistema de gestão, que mantenha as informações atualizadas e em tempo real, permitindo um controle organizado do seu contas a pagar e a receber.

Ao fazer isso, o despachante tem uma visão mais clara e abrangente dos seus números. E mais: tem nas mãos uma ferramenta poderosa, capaz de subsidiar suas tomadas de decisão. Assim, ajustar seus preços, cortar custos e até mesmo traçar estratégias de vendas fica muito mais fácil.

Aproveite a ajuda da tecnologia

Pagamentos, recebimentos, a análise do fluxo de caixa, integrações bancárias, etc. Todas são atividades na gestão financeira que tomam bastante tempo do despachante.

Para aumentar a produtividade e driblar a burocracia é preciso tornar essas tarefas mais ágeis e eficazes.

Nessa realidade, os softwares ERPs tem se tornado grandes aliados dos despachantes para o controle financeiro. Eles permitem maior agilidade nos processos administrativos, ajudam a mensurar os resultados e subsidiam a busca da melhoria contínua.

Afinal, conforme o escritório cresce, o uso de papel e planilhas para controlar as finanças de forma manual torna-se inviável. O que faz com que a automação seja inevitável para o seu progresso.

Esperamos que o conteúdo sobre como ganhar tempo na gestão financeira tenha sido útil pra você. Agora, convidamos você a aprender escolher o software ideal para te ajudar nessa missão. Agende uma demonstração do SGD e saia na frente!

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