Como melhorar o atendimento ao público no seu escritório de despachante?

O sucesso de um escritório de despachante passa pelo bom atendimento ao público. Afinal, um cliente bem atendido e satisfeito com os seus serviços, certamente, voltará à sua empresa quando precisar – e, da mesma forma, um cliente insatisfeito não hesitará em procurar um de seus concorrentes.

A grande questão é compreender o que o cliente espera do seu escritório de despachante e descobrir quais são os principais aspectos considerados para ele formar uma boa opinião, certo? É exatamente sobre o atendimento ao público que falaremos neste artigo!  

Conhecimento sobre o perfil do cliente

O primeiro passo para um bom atendimento ao público é saber o que ele deseja, mas não estamos falando apenas do produto ou serviço prometido, e sim do que vai além disso. Quando uma pessoa vai até a padaria, ela deseja um produto de qualidade, fresco e quentinho para fazer um lanche com a sua família – e não apenas o pão.

Da mesma forma, um cliente que procura o seu escritório de despachante está interessado não apenas nos serviços prestados, mas em dois fatores fundamentais: agilidade e comodidade. Ele quer que toda a burocracia envolvendo a sua documentação seja resolvida de forma rápida e sem que ele tenha que intervir diretamente.

É por essa razão que é tão importante conhecer o perfil do seu cliente. Somente assim é possível entregar exatamente o que ele deseja e deixá-lo satisfeito com o seu escritório de despachante.

Seja ágil e prestativo nas respostas

Imagine que você precise dos serviços de um despachante e entre em contato com diversos escritórios. Alguns deles respondem em apenas alguns minutos, enquanto outros demoram horas ou dias. É muito possível que, dependendo da urgência da sua demanda, você acabe optando pelos mais rápidos, não é mesmo?

O primeiro contato entre o cliente e a sua empresa é muito importante. O ideal é que você consiga responder o mais rápido possível e com o máximo de informações a respeito da demanda do interessado. Esse pode ser um grande diferencial para conquistar um novo cliente.

Ofereça um serviço de qualidade

De nada adianta ser rápido e prestativo para responder o seu cliente se você não mantiver essa eficiência na execução dos serviços. Portanto, oferecer qualidade na prestação dos serviços do seu escritório de despachante se torna essencial na avaliação do público.

Para que você obtenha melhores resultados nesse quesito, o ideal é encontrar uma forma de mostrar tudo o que você tem a oferecer e os valores praticados. Assim, o cliente saberá exatamente o que pode esperar do seu escritório e ficará mais tranquilo com a transparência em relação aos custos.

Cumpra os prazos

Agora, chegamos a um aspecto delicado na relação entre um escritório de despachante e o seu público. Geralmente, o cliente procura um despachante com urgência na resolução de trâmites burocráticos. Ele conta com a expertise desse profissional para resolver a sua demanda de forma rápida.

Dessa situação, podemos extrair algumas reflexões que serão fundamentais para melhorar o seu atendimento ao público:

  • Evite ao máximo deixar de cumprir os prazos prometidos ao cliente;
  • Não se comprometa com entregas que não pode cumprir;
  • Conseguir resolver a demanda do cliente antes do prazo esperado fará com que ele fique muito satisfeito com o seu escritório.

Vá além do esperado

Assim como acontece com qualquer empresa, sempre que o seu escritório de despachante consegue superar as expectativas do cliente, os resultados são satisfatórios para ambas as partes: você consegue fidelizá-lo e ele, por sua vez, sai satisfeito com o serviço contratado.

Para isso ser possível, seu escritório precisa contar com o auxílio da tecnologia. Um Sistema de Gestão para Despachantes, que permita realizar o cadastro dos clientes com as principais informações sobre cada um deles, é uma excelente alternativa para ajudar a sua empresa a identificar perfis e oferecer soluções personalizadas.

Além disso, com essa solução, você pode automatizar o envio de SMS para lembrar os seus clientes sobre o vencimento ou informá-los a respeito do recebimento de documentos. Tudo isso tornará ainda melhor a experiência deles com o seu escritório de despachante. 

Como você lida com os desafios do atendimento ao público no seu escritório de despachante? Você acha que é possível melhorar a relação com os seus clientes contando com o auxílio da tecnologia? Deixe o seu comentário!

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