Como usar o WhatsApp para atender clientes no despachante

O WhatsApp se popularizou entre o público. As empresas não demoraram para entender. Aprenda como usar o WhatsApp para atender os clientes no despachante.

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O WhatsApp é um aplicativo de mensagens instantâneas e chamadas de voz para smartphones que se popularizou entre o público. Grande parte das pessoas que possui um smartphone, utiliza essa ferramenta para se comunicar com amigos, familiares e também para contatos profissionais.

As empresas não demoraram para entender que podem explorar essa ferramenta para se comunicar com os seus clientes. Em primeiro lugar, além dos baixos custos e da praticidade oferecidos pelo WhatsApp, ainda é possível manter uma relação mais próxima do cliente e enviar comunicações personalizadas, contribuindo para a fidelização.

O seu despachante também pode se beneficiar ao usar o WhatsApp para atender os clientes, mas é importante saber como utilizá-lo de forma adequada para aproveitar todas as suas oportunidades e evitar situações negativas.

Como usar o WhatsApp para atender os clientes do despachante

Separe o pessoal do empresarial

O primeiro passo para começar a usar o WhatsApp para atender os clientes do despachante é criar uma linha exclusivamente para isso. Utilizar o seu número pessoal deve estar fora de cogitação, e mesmo outro aparelho celular que já é utilizado pela empresa não é a melhor ideia – pois pode provocar lentidão nas respostas quando já está em uso para outro propósito. Portanto escolha um aparelho exclusivo.

Divulgue o número para os clientes

Depois de  criado o número para o WhatsApp do seu despachante, é hora de divulgá-lo para os clientes. Afinal, ele precisa saber que existe essa opção de comunicação com a sua empresa, não é?

Isso pode ser feito por uma assinatura dos seus e-mails, cartão de visita, páginas nas redes sociais, nos materiais utilizados para divulgação, entre outros métodos.

Tenha um horário de atendimento

Se você der liberdade ao cliente, será preciso responder mensagens durante a noite, nos fins de semanas e feriados. Portanto, deixe bem claro qual é o horário de atendimento da empresa e estenda ele ao WhatsApp. Ao fim do expediente, o ideal é desligar o celular e responder as mensagens no início da manhã do dia seguinte.

Seja ágil na resposta

O grande atrativo em usar o WhatsApp para atender os clientes do despachante é a praticidade e agilidade que essa ferramenta oferece. Portanto, é fundamental que você seja ágil em responder os contatos feitos pelos clientes.

De nada adianta possuir esse canal e demorar horas para enviar uma resposta. Com tanto tempo de espera, certamente, esse cliente optará por fazer uma ligação ou ir até a sua empresa – e ele pode não ficar satisfeito pela ausência da resposta.

Defina um responsável para atender os clientes do despachante

Para elevar a efetividade dos atendimentos pelo WhatsApp, defina um responsável por essa ferramenta – que pode ser você mesmo ou algum de seus funcionários. Essa é uma ótima forma de manter uma uniformidade na comunicação e evita as situações em que um funcionário achava que o outro estava cuidando das respostas – deixando o cliente esperando.

Fale a linguagem do público

O WhatsApp permite uma linguagem mais informal do que uma comunicação por e-mail, mas é preciso acertar no tom para transmitir seriedade e respeito. Busque conhecer a fundo o seu público para entender como otimizar essa comunicação – encontrando o equilíbrio entre informalidade e formalidade demais.

Explore o WhatsApp para se aproximar do cliente

Além de utilizar o WhatsApp para atendimentos rápidos e soluções de dúvidas, você também pode explorar essa ferramenta para se aproximar dos clientes. Envie mensagens informando sobre andamento de processos, parabenizando no dia do seu aniversário ou em outras datas comemorativas, além de outras mensagens relevantes para os clientes do despachante. Aprenda também a vender mais pelo WhatsApp.

Quais ferramentas você utiliza para se comunicar com o público? Já sabia como usar o WhatsApp para atender os clientes do seu despachante? Deixa seu comentário!

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