Quanto custa para o seu despachante uma gestão de documentos ruim?

A gestão de documentos, quando feita com a ajuda de softwares especializados, permite o total controle das informações e um atendimento de alta performance.

Na era do “para ontem”, onde o imediatismo impera, a falta de controles e tudo mais que possa dificultar o acesso à informação e o fluxo contínuo das atividades pode ser um verdadeiro problema.

Contudo, muitos despachantes ainda não despertaram para a importância de uma eficiente gestão de documentos.

Tampouco, conseguem imaginar o quanto seu escritório está perdendo com as falhas existentes nesses processos.

Como você deve imaginar, posturas como essas são frequentes, em especial, se tratando de um segmento tão tradicional como são os despachantes. Mas é preciso desmistificá-las.

Afinal, a informação é algo crucial para as empresas e perdas nessa área podem gerar grandes prejuízos.

A importância do gerenciamento correto dos dados

Quando gerenciamos corretamente os documentos dentro de uma empresa garantimos a continuidade das operações e ainda, ganhamos tempo e reduzimos custos.

Do contrário, quando esses arquivos não são mantidos e controlados da forma correta a empresa certamente sofrerá prejuízos, tanto na sua gestão quanto em sua operação.

Isso, sem contar nos danos gerados pelo excesso de burocracia. O que, no caso de um despachante, pode representar inclusive a perda de muitos clientes.

Problemas decorrentes da má gestão de documentos

São diversos os problemas que podem ser gerados quando a gestão de documentos é feita de forma errada, ocasionando em interrupções e falhas nos processos.

Em especial, quando essa gestão não está automatizada, o que dificulta ainda mais a recuperação de um arquivo perdido ou danificado.

No entanto, não basta apenas armazenar os dados relacionados ao negócio da melhor forma. É preciso criar maneiras que possibilitem que eles sejam acessados de forma rápida e eficiente Do contrário a empresa pode expor suas informações ao uso indevido e descontrolado, perder clientes pela falta de confiança e reduzir suas receitas.

Achou pouco? Neste caso sugerimos para que você continue conosco, porque a problemática dessa questão não para por aqui.

Listamos abaixo, mais 4 riscos que o seu despachante está correndo com a gestão de documentos ruim:

Perda da produtividade

Quando a gestão de documentos não é realizada da forma correta, ou ainda, perde-se muito tempo para localizar um documento o despachante pode perder em produtividade. E ainda, pode gerar uma grande  insatisfação nos clientes.

Afinal, o tempo de resposta nos atendimentos e o empregado para realizar um serviço costuma ser mais demorado. Sem contar é claro, que menor também será a sua capacidade de atendimento.

Comprometimento do atendimento

Cliente nenhum gosta de perder tempo em uma compra, não é verdade? No entanto, para os despachantes essa questão é ainda mais delicada. Sobretudo, em função do fator “tempo” ser para eles um diferencial competitivo.

Portanto, gerir a informação, facilitando para que o atendimento seja ágil e eficiente é uma grande questão para o seu escritório.

Perda de informações

As informações que um despachante mantém, resultado dos seus atendimentos e perfil de negócio, são muito valiosas.

Por isso, qualquer problema, ocasionado pela perda de algum documento físico ou eletrônico pode lhe custar muito alto, manchando inclusive a sua reputação no mercado. Isso sem contar em outras diversas consequências, como multas, atrasos e retrabalho.

Dificuldades nas tomadas de decisão

Perder informações, além de impedir que o despachante usufrua dos benefícios que esses dados podem lhe gerar, pode prejudicar suas tomadas de decisão.

Afinal, informações sobre processos, dados dos clientes, de ordem financeira e muitas outras são essenciais para o andamento das atividades. Além de servirem de base para que o despachante possa fazer escolhas mais assertivas e fundamentadas.

Dica bônus para uma gestão mais eficiente

Como você pode ver, a gestão de documentos é uma decisão que não pode ser deixada para depois. Sobretudo, por conta de todos perigos que a sua má gestão pode acarretar.

A boa notícia é que você pode ficar bem longe deles e para isso tem a tecnologia a seu favor.

Com o uso de softwares especializados, feitos para o seu despachante, você pode monitorar suas informações. E ainda, manter seus serviços ativos e com alta performance. Além é claro, de economizar um tempo precioso nas operações da empresa.

Assim sendo, com funcionalidades poderosas, esses sistemas permitem que você digitalize os documentos, organize, os encontre e imprima com facilidade sempre que for necessário.

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