Acabe com as planilhas e tenha uma gestão informatizada no seu despachante

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gestão informatizada

Usar o Excel para fazer a gestão do despachante pode gerar muitos problemas. Por isso, fazer a transição para um software deve estar entre as suas prioridades.

Muitos despachantes utilizam planilhas na gestão nos seus escritórios porque acreditam a gestão informatizada é coisa para grandes empresas.

No entanto, podemos afirmar que essa transição é fundamental e necessária para seu escritório, independente do porte.

Afinal de contas, as tomadas de decisões de qualquer empresa precisam estar baseadas em dados seguros, a fim de garantir a sobrevivência do negócio e permitir que ele evolua.

Por que ter uma gestão informatizada?

Quando inicia uma empresa é normal que os dados sejam organizados em planilhas. No entanto, quando suas operações ganham corpo manter essa rotina pode ficar bastante prejudicada.

Antes de tudo, o despachante perde em agilidade, tendo que dedicar boa parte do seu tempo para inserir seus dados em uma planilha.

Para mantê-las atualizadas e compartilhar essa informação é outro problema. Além do risco de algum dado se perder pelo caminho, o responsável por essa planilha precisa, manualmente, enviá-la para todos os interessados.

Esse problema se agrava quando o despachante sente a necessidade de gerar algum relatório. Com uma planilha, ter uma visão macro da empresa, integrando diferentes arquivos é quase impossível.

Portanto, se você tem enfrentado essas dificuldades nas rotinas do seu despachante talvez tenha chegado o seu momento de fazer um Upgrade. Ainda assim, é preciso estar preparado para essa migração!

Como migrar para uma gestão sem planilhas?

Se você tem a noção de que o seu escritório precisa de algo mais moderno, as planilhas precisam sair de cena para que você possa se atualizar.

No entanto, para que esse processo seja simples e você possa usufruir de todas as funcionalidades de uma gestão informatizada é preciso preparar a casa para fazer essa transição. Confira algumas dicas para ter sucesso nessa operação:

Escolha o momento ideal

Como despachante, você deve identificar a época do ano mais tranquila para a implementação do novo software. No geral, é aconselhado que essas transições aconteçam no final de um período contábil.

Assim, você já terá todas as contas, relatórios e ajustes necessários concluídos conforme o período, podendo iniciar um novo com muito mais tranquilidade em uma plataforma diferente.

Comece pelas informações essenciais, migrando cada setor de forma gradual. Faça isso até que todos os processos do seu despachante estejam definidos dentro do novo sistema.

Prepare os seus arquivos

Se você trabalha com planilhas no seu despachante, saiba que a maioria dos sistemas de gestão ERP pode facilmente importar dados do Excel.

No entanto, você terá que preparar esses campos registrando e ordenando corretamente as informações dentro da planilha. Isso, de acordo com a importação oferecida pelo software específico.

Isso porque, cada programa terá requisitos para formatação de datas, colunas, limites de caracteres, etc. Por isso, é essencial que você conheça e experimente o software antes de adquiri-lo.

Verifique as funcionalidades que ele oferece, sobretudo de importação, para que a migração para uma gestão informatizada seja o mais simples e rápida o possível.

Treine a sua equipe

Integrar a equipe ao novo processo é crucial para que o despachante tenha sucesso na gestão informatizada. Afinal, todos os colaboradores precisam entender o funcionamento do sistema, para que possam inserir os dados corretamente e permitir que esse fluxo de desenrole da forma que tem que ser.

Por isso, é importante que ao escolher o seu software você verifique se o treinamento faz parte do pacote. Não hesite também em recorrer para a equipe de suporte do sistema sempre que precisar, para evitar qualquer contratempo.

Ah! Importante: neste período de transição, administre as planilhas e o novo sistema de forma paralela. Você deve fazer isso por um curto período de tempo, apenas até ter certeza de que o novo sistema está funcionando redondinho.

Conheça as opções em softwares para despachante

Por fim, gostaríamos de te dar uma última dica: conheça o SGD da Bludata. Ele é o único sistema de gestão que atende todas as exigências para a certificação ISO 9001 dos escritórios de despachantes.

É a tecnologia a serviço da sua gestão, ajudando a organizar e controlar o seu fluxo de trabalho com segurança e maior produtividade.

Se você tem interesse em migrar para uma gestão informatizada sugiro que você conheça todas as vantagens que ele oferece. Se preferir, converse com o nosso time de especialistas.

 

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