Ordem de serviço: os desafios para otimizar e agilizar processos

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Ordem de serviço

Também conhecido como O.S., esse documento formaliza o serviço prestado para o cliente. Por isso, ajuda a criar processos e na organização das empresas.

Diante do desafio de tornar o seu despachante mais produtivo, seguro e rentável, você sabia que a Ordem de Serviço pode dar uma grande ajuda nessa missão?

Ela é uma ferramenta importante para o controle e o planejamento do seu escritório. Afinal, é neste documento que todas as solicitações de um cliente serão registradas.

Mas, como extrair da O.S. todo este potencial para otimizar e agilizar processos no seu escritório?

Continue sua leitura para descobrir!

Ordem de serviço: qual a sua importância?

A Ordem de Serviço é um documento que faz parte das rotinas de muitas empresas há muitos anos. Sendo inclusive previsto por lei, tendo estreita relação com a legislação trabalhista.

É ela quem formaliza o atendimento de um determinado cliente, indicando qual o serviço prestado, os materiais necessários, incluindo quantidade e preço, e a mão de obra a ser utilizada.

Além disso, uma ordem de serviço deve conter uma atualização do status do serviço prestado. Isso, para que seja possível controlar se os serviços estão dentro do prazo ou não.

Com isso, além de ser uma ferramenta de suporte, listando todos os afazeres a serem executados, pode servir também como autorização de início dos serviços demandados.

Ou seja, é uma ferramenta de gestão e planejamento. E é por isso que ela se torna tão importante dentro de um despachante.

Pontos importantes para tornar a O.S. mais eficiente

Como você pode ver, a partir da utilização da Ordem de Serviço se torna possível integrar os processos de uma empresa, permitindo assim que o gestor consiga gerenciar melhor as tarefas de toda a equipe.

Mas, para cumprir com esse propósito ela precisa atender a alguns requisitos.

Para começar, é preciso que esse documento indique tudo o que precisa ser feito e a equipe entenda o que e como fazer.

Ou seja, é preciso que todas as instruções e observações sejam descritas corretamente e a comunicação interna seja eficaz.

Dessa forma, quando qualquer colaborador precisar consultar um dado a respeito do andamento de uma ação, a informação deve estar disponível.

Assim, a possibilidade de se repassar uma informação errada ou ainda, perder tempo na execução dessa tarefa é bastante reduzida.

Para evitar falhas no decorrer do processo

Para cumprir com o seu propósito, a ordem de serviço pode ser emitida em formato impresso ou digital.

No entanto, para escolher o melhor método é preciso avaliar as próprias demandas e considerar os riscos envolvidos em um trabalho manual.

Nesse ponto, um sistema automatizado oferece inúmeras vantagens. Afinal, a tecnologia é uma grande aliada das empresas. E assim, como em muitas áreas, pode ajudar para tornar esse processo mais eficiente.

A economia de tempo no preenchimento da O.S. é um exemplo. Ele reduz o tempo gasto no cadastramento dos dados, bem como diminui as chances de falhas humanas ocorrerem.

Além da agilidade, um sistema de gestão é capaz de apresentar, de forma clara, o que está sendo feito  e em quanto tempo, permitindo que o despachante controle todas as suas rotinas e entenda os custos de todo o seu trabalho.

Considerações finais

Como você pode ver, hoje em dia, é essencial que você migre para o ambiente digital, caso queira que o seu despachante automatize as tarefas operacionais.

Portanto, repense a utilização da O.S. como um documento físico. Afinal, no formato impresso elas aumentam as chances de erro, perda de informação e retrabalho.

Nossa dica final para otimizar e agilizar processos é o SGD da Bludata. Ele facilita a organização e a gestão de todo o escritório, oferece o controle de processos e ordens de serviço e a emissão de relatórios gerenciais, além da digitalização de documentos.

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