De um lado a tecnologia que acelera os processos. Do outro planilhas que não têm custos de implementação. Como avaliar as reais vantagens de cada ferramenta para não prejudicar a gestão do escritório?

Já falamos aqui no blog sobre a importância de estar preparado para atender o novo perfil de consumidores, que hoje é digital. Seguindo esse raciocínio, escolher entre planilha ou software para gerenciar esse atendimento não é algo complexo de se responder.

Contudo, queremos que você reflita sobre o tema. Por isso, para te levar a entender qual a ferramenta ideal para o seu despachante reunimos neste artigo os prós e contras de cada recurso. Vamos aos detalhes:

Planilha ou software: o que cada ferramenta pode trazer de bom

Há quem diga que prefere usar planilhas. Há outros que dizem não abrir mão das funcionalidades de um software. Mas e você? Em qual time se encaixa?

Se você ainda não tem uma opinião formada sobre o assunto, te convidamos para conferir os prós e contras de cada ferramenta.

Vantagens de um software ERP

A tecnologia chegou para ficar e tem revolucionado a forma com que executamos diversas atividades no nosso dia a dia. O mesmo vale para a gestão das empresas. Ganhamos tempo, precisão e segurança. Fato que faz aumentar a nossa produtividade, e consequentemente os lucros do negócio. Além dessas, podemos perceber outras vantagens, entre elas:

  • Usabilidade simples e eficiente
  • Sinergia entre os diversos setores da empresa
  • Segurança nas operações e redução de erros
  • Podem armazenar um volume infinitamente maior de informações
  • Fazem backups
  • Possibilitam uma analise mais precisa do negócio
  • Ajudam a reduzir custos
  • Oferecem maior mobilidade para o despachante.

Os prós de usar planilhas

Usar planilhas, também tem suas vantagens. No entanto, é preciso deixar claro até que ponto isso é possível. Quando você é uma micro ou pequena empresa, tudo bem. O volume de dados do escritório é menor, você tem menos funcionários e por isso você pode não ver problemas em utilizá-las. A grande questão está quando as demandas aumentam. Mas isso é assunto para o tópico a seguir. Por hora, considere as vantagens:

  • Nenhum custo de implementação
  • Funcionam offline e online
  • É uma linguagem universalmente conhecida
  • Diminui os custos com treinamento
  • Tem baixo custo de mudança.

Quais as desvantagens de cada uma?

Bem, como toda moeda tem dois lados, planilhas ou softwares também oferecem alguns desvantagens. Conheça cada uma delas:

Desvantagens de usar planilhas

  • O acesso às informações é limitado
  • A visão da empresa pode se tornar falha e restrita
  • Dá margens para muitos erros de cálculo, lançamento de informações erradas e problemas no computador que podem colocar tudo a perder
  • Aumenta o tempo gasto nas operações
  • As funções são limitadas e complexas

Os contras de usar um software

Apesar de menos pontos negativos, os softwares de gestão também tem algumas desvantagens.

  • Custo de implementação
  • Disponibilidade de espaço físico para o armazenamento de dados
  • Dependência da internet

Em um primeiro momento, os investimentos iniciais são os que mais se destacam. No entanto, se esses custos podem lhe parecer altos, agora imagine os custos que a perda de todo um histórico de clientes salvo em uma simples planilha poderia lhe causar?

Vale destacar também que planilhas de Excel, quando o software é original também não são totalmente gratuitas.

Como saber o que é melhor para o meu despachante?

Com essas informações em mãos, é hora de você colocar na balança o que é melhor para o seu despachante: a gestão por meio de planilha ou software ERP.

Analise as suas prioridades no presente, mas não esqueça do seu futuro. Lembre-se que sem uma boa gestão não há lucros. E a sustentabilidade de uma empresa no mercado depende dessa variável. Mas ainda em um mundo que cada vez mais converge para o digital.

E aí, você concorda com os pontos que levantamos? Usa no seu despachante Planilha ou Software de Gestão? Divida sua experiência com a gente deixando o seu comentário.

 

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