Como proteger seus dados utilizando técnicas de segurança da informação

A proteção dos dados de clientes é um dos assuntos que mais tem tido visibilidade nos últimos meses, no Brasil. Diariamente são encontrados novos tipos de ameaça virtual que podem danificar e até roubar informações sigilosas de empresas e clientes. Saiba como deixar seu despachante protegido, utilizando 3 técnicas simples.

Muitos escritórios não tem planos estratégicos nem tampouco plataformas realmente preparadas para enfrentar inimigos como vírus, malwares e spams. O que torna a segurança da informação desses despachantes bastante vulnerável.

Geralmente, somente quando os problemas acontecem é que se busca por soluções imediatas, o que pode acabar sendo tarde demais. Nestes casos, o que resta é torcer para que aquele backup caseiro, que nunca foi testado, funcione e coloque o escritório novamente em operação. Isso pode levar horas ou até dias para que a situação fique novamente normalizada. Mas, certamente, os prejuízos não param por aí.

Este tipo de backup “amador” é configurado para ser executado por uma ou duas vezes na semana, deixando de ser eficiente, pois, caso precise ser recuperado, muitas das informações que não foram salvas, serão perdidas.

Pra que isso não se torne uma realidade pra você, preparamos um conjunto com 3 dicas para deixar os dados do seu despachante mais seguro. Acompanhe!

Otimize a segurança da informação do seu despachante

Vários tipos de vulnerabilidades podem colocar uma empresa em risco e com o seu despachante isso não é diferente. A invasão dos sistemas por vírus, spams e links maliciosos enviados para os e-mails corporativos são um bom exemplo disso.

Uma outra ameaça real existente, é a possibilidade de funcionários exporem, mesmo sem saber, informações importantes de forma indevida. Isso pode ocorrer em compartilhamento de dados com o próprio cliente que tem seu computador infectado ou, ainda, recebendo e enviando informações via smartphones infectados.

Em um ambiente onde milhares de informações são compartilhadas diariamente, qualquer dispositivo se torna vulnerável.

Neste caso, é importante levar em conta que todos os pontos, que possam representar alguma insegurança, estejam devidamente protegidos. Equipamentos, softwares, redes lógicas e usuários, precisam estar em constante monitoramento.

A prevenção é a melhor alternativa para minimizar ou bloquear possíveis riscos que possam afetar a segurança da informação da empresa.

São muitas as técnicas que você pode aplicar neste sentido, algumas delas tradicionais e outras usadas somente por especialistas na área. Por isso, recomendamos que seu escritório conte com especialistas em segurança da informação para manter sua estrutura de dados protegida.

Selecionamos algumas práticas essenciais de segurança da informação para serem implantadas em seu despachante. Vamos à elas!

Mantenha os pacotes de segurança sempre atualizados

Faça com que suas ferramentas de antivírus, firewall e antispam estejam devidamente atualizados com suas versões mais recentes. Isso porque muita coisa pode acontecer no seu ambiente sem que sua equipe se dê conta dos riscos que está correndo.

Se o antivírus de algum computador estiver desatualizado, outras máquinas desprotegidas que compartilham da mesma rede, poderão ser infectadas, inclusive seu servidor de dados. O mesmo vale para sua lista de bloqueios via Firewall, que precisa estar sendo constantemente monitorada e atualizada.

A dica aqui é utilizar os agendamentos de atualização automáticos. Geralmente os antivírus disponibilizam esta funcionalidade. Basta configurá-la da forma correta. Porém, a periodicidade destas atualizações devem ser feitas de acordo com sua necessidade, pois diariamente são colocados nas redes softwares maliciosos.

Caso você não queira ter mais esta responsabilidade, a dica é contratar uma empresa especializada para fazer todo este trabalho. Inclusive, as atividades podem ser feitas remotamente, em horários específicos, dispensando a necessidade de visitas presenciais ou a obrigatoriedade de parar as atividades para que o técnico faça as verificações.

Defina limites para responsabilidades e tenha um controles de acesso

As pessoas estão suscetíveis a falhas, sobretudo quando não sabem como operar equipamentos, sistemas, aplicativos e demais recursos vinculados à Tecnologia da Informação (TI). Muitos problemas relacionados à invasão de dados estão ligados ao uso correto de softwares e equipamentos. Cliques em e-mails, apresentações via Power Point, vídeos, links, anexos, etc, precisam ser verificados antes de serem abertos ou clicados.

Também existem casos onde o perigo está nas ações mal intencionadas, cometidas por colaboradores insatisfeitos ou equipes terceirizadas. Por mais que acredite confiar em quem trabalha com você, existem vários casos que podem ser tomados como exemplos. Todo cuidado é pouco.

A melhor forma de preservar a segurança da informação no seu escritório é firmar um Contrato de Confidencialidade, com todas as pessoas venham a ter acesso aos dados sigilosos dos seus clientes, em seu despachante.

Estabelecer políticas internas com regras claras de acesso, manutenção, compartilhamento de dados e uso das informações, ajudam a impedir o vazamento de dados.

Estabelecer controles de acesso, permitindo que colaboradores manejem apenas dados referentes ao seu trabalho também é importante. Considere usar arquivos criptografados ou restringir acesso a e-mails pessoais e redes sociais. No começo, estipule limites sem bloquear por completo. Converse com seus colaboradores e definam juntos estas regras e políticas.

Faça backup de forma recorrente

O backup – ou cópia de segurança – é um mecanismo essencial em qualquer empresa que utiliza dados. É ele quem, feito de forma adequada, garante a disponibilidade da informação caso as bases onde elas estejam armazenada sejam danificadas, perdidas ou roubadas.

Os backups podem ser feitos de forma automática ou manualmente, e podem ser armazenados em dispositivos físicos próprios ou em uma estrutura na nuvem.

O mais importante é que essa estrutura esteja preparada para isso, capaz de detectar vulnerabilidades de hardware e de software, de forma rápida.

É importante lembrar que esta infraestrutura deve ser replicada (redundante) pois, caso ocorra perda ou invasão na estrutura, os backups estejam seguros em uma outra estrutura, contendo uma cópia fiel e exata de todos os dados protegidos. Porém, todos os mecanismos de segurança precisam ser eficazes, independente se são físicos, lógicos ou combinados.

E como ficam os custos para se manter protegido?

Manter toda uma estrutura de hardware e software em pleno funcionamento pode ter custos elevados.Por isso, recomendamos que sejam avaliadas todas as alternativas que o mercado oferece.

Recomendamos que sejam avaliadas propostas de virtualização e de backup em nuvem, pois tendem a ter custos bem mais enxutos. Além, é claro, de manter protegidas, de forma eficaz, as suas informações, em um ambiente remoto.

Avalie também um contrato de prestação de serviços para manutenção desta estrutura de segurança da informação. Geralmente as empresas de TI não costumam cobrar valores tão altos. Isso acaba dispensando a necessidade de ter um funcionário específico em sua empresa para cuidar disso.

A segurança deve estar entre as suas prioridades e funcionar de forma contínua. Se você não dá a devida importância para essa questão, é bem provável que a sua empresa esteja correndo sérios riscos.

 

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